Utiliser les moyens informatisés :
quelques conseils pour une exploitation efficace

Donald FYSON

1. Les bases de données bibliographiques: caractéristiques fondamentales

Qu'est-ce qu'une base de données bibliographiques? Il s'agit d'une collection informatisée de notices bibliographiques, pourvue d'une interface (de nos jours, il s'agit le plus souvent d'un site Web, mais parfois aussi d'un cédérom, d'un logiciel installé sur un poste de travail, etc.) qui permet à l'utilisateur de consulter une partie de ces notices selon des critères de sélection. Ce mode de présentation est notamment utilisé pour les grandes bibliographies courantes et rétrospectives, tant spécialisées (comme America: History and Life ou International Medieval Bibliography) que générales (comme Current Contents), mais s'étend également à tous les types de bibliographies, quoique dans une moindre mesure aux guides bibliographiques.

Il importe d'ailleurs de bien distinguer les bases de données bibliographiques, dont il est question ici, des simples éditions électroniques de bibliographies:

• le trait distinctif de la base de données est qu'elle est découpée en notices (enregistrements) dont chacune correspond à un titre, comme les fiches d'un catalogue de bibliothèque. En revanche, les bases de données bibliographiques ne contiennent généralement aucune discussion bibliographique générale; c'est pourquoi ce mode de présentation est donc moins utilisé pour les guides bibliographiques.
• une édition électronique d'une bibliographie est simplement constituée du texte de la bibliographie rendu disponible sous forme de fichier(s) électronique. N'importe quelle bibliographie sur papier peut être numérisée et rendue disponible dans un site Web ou sur un cédérom ou autre support; cela ne crée pas pour autant une base de données bibliographiques. Par exemple, le cédérom Amérique française: Histoire et civilisation comprend une base de données bibliographiques (HISCABEQ), mais aussi des éditions électroniques de plusieurs bibliographies imprimées (telles que le Guide d'histoire du Québec). Les éditions électroniques des bibliographies se consultent à peu près de la même manière que les éditions papier, avec quelques avantages supplémentaires (par exemple, la recherche à travers le texte pour des mots choisis).

Les bases de données bibliographiques ont la même vocation que les bibliographies sur papier et la plupart du temps, les versions informatisées remplacent tout simplement leurs ancêtres imprimés. Toutes choses étant égales par ailleurs, il est toujours préférable de consulter la version informatisée d'une bibliographie plutôt que la version papier. Toutefois, il arrive souvent que les choses ne soient pas égales. Une bibliographie qui se présente sous forme de base de données est parfois plus riche que son prédécesseur, mais parfois aussi plus pauvre. C'est pourquoi la vigilance critique s'impose ... et s'apprend. Le chercheur doit alors faire un choix informé et raisonné entre une base de données bibliographiques et son équivalent sur papier. Le choix de se reporter à une base de données bibliographiques se fonde sur divers facteurs; les capacités et les affinités personnelles du chercheur mises à part, ceux-ci se résument au contenu de la base de données bibliographiques et à ses modalités d'accès.

1.1 Le contenu
1.2 Les modalités d'accès

1.1 Le contenu

Évaluer le contenu des bases de données bibliographiques se fait selon les mêmes critères que pour les bibliographies imprimées. Ainsi faut-il déterminer les thèmes, périodes et aires géographiques couverts, les caractéristiques des documents recensés (types, dates et lieux de parution, langues, etc.), les informations fournies, etc. Généralement, les sites Web et autres interfaces pour la consultation des bases de données sont munis d'une fonction d'aide dont l'une des rubriques consiste en une description générale de la base de données («À propos de ...» ou «About ...»), y compris de son contenu.

Le choix d'utiliser une base de données bibliographiques, mises à part ses qualités intrinsèques, se fait souvent en fonction d'une comparaison avec une ou des bibliographies sur papier.

Dans le cas des bases de données bibliographiques qui n'ont pas d'équivalent sur papier, la procédure est semblable au choix entre deux bibliographies imprimées. Quelle bibliographie convient le mieux au sujet étudié? La plupart des bases de données bibliographiques visent à l'exhaustivité; est-ce qu'une bibliographie sélective et commentée est plus appropriée, même si elle est sur papier?

Dans le cas des bibliographies qui existent aussi bien sur papier que sous forme de base de données bibliographiques, quelques questions permettent d'identifier les différences entre les deux versions et de faire alors un choix avisé:

• est-ce que la base de données touche les mêmes thèmes, la même aire géographique, la même période que la version papier? C'est souvent le cas, mais on ne peut rien tenir pour acquis!
• est-ce que la base de données recense les mêmes documents que la version papier? Pour certaines grandes bibliographies courantes, les bases de données ne comprennent que les années les plus récentes, quoique la couverture rétrospective ne cesse de s'étendre. Par contre, les ressources financières limitées des bibliothèques les obligent souvent à abandonner leur souscription à la version papier, qui devient alors périmée. Parfois, la consultation des deux versions (la base de données elle-même et la partie de la version papier qu'elle ne couvre pas) s'avère essentielle.
• est-ce que la base de données contient les mêmes informations que la version imprimée? L'une ou l'autre peut contenir des renseignements utiles qui lui sont propres: résumés, mots-clés, renvois, etc.
• est-ce que la structure de la base de données convient à la recherche visée? Tel qu'expliqué plus loin dans ce document, les bases de données bibliographiques sont surtout axées sur la recherche par mots-clés, comme dans un index; la recherche continue dans des sections thématiques entières est plutôt un point fort des bibliographies sur papier.

1.2 Les modalités d'accès

Bien qu'elles soient toutes sur support informatisé, les bases de données bibliographiques se présentent sous des formes variées, dont les modalités d'accès diffèrent. Deux modes d'accès en particulier sont à souligner:

• le Web est maintenant de loin le mode d'accès le plus courant. La base de données, hébergée le plus souvent sur le serveur de son éditeur, peut être consultée à partir de n'importe quel ordinateur (ou autre appareil) ayant accès au Web. En principe, de tels instruments bibliographiques sont généralement accessibles en utilisant n'importe quel navigateur à jour, bien que certains ne respectent pas toujours le principe de neutralité entre navigateurs et fonctionnent mieux avec un logiciel particulier, par exemple Internet Explorer. Par contre, l'accès à la plupart des instruments les plus importants est payant, et donc limité aux étudiants et employés des institutions qui y sont abonnées. Le contrôle est assuré par divers moyens: le plus souvent, l'accès est restreint aux utilisateurs provenant du réseau ou du domaine de l'institution, mais certains instruments bibliographiques utilisent aussi des mots de passe. La plupart de ces instruments peuvent aussi être consultés de l'extérieur du campus, en autant que l'utilisateur se branche sur le réseau de son institution par VPN ou dispositif similaire, comme un serveur mandataire (proxy en anglais). Toutefois, le nombre d'utilisateurs simultanés de ces bases de données est parfois limité par les conditions de la licence d'exploitation, ce qui peut entraîner l'affichage d'un message d'erreur frustrant indiquant que le nombre maximal d'utilisateurs a été atteint et que l'accès à la base de données est par conséquent temporairement impossible.
• naguère, le mode d'accès le plus commun était le cédérom, et il demeure en usage pour certaines bases de données bibliographiques essentielles. Par exemple, au moment de la rédaction de ce texte (été 2008), la base de données HISCABEQ, qui constitue la bibliographie la plus complète en histoire du Québec, n'était disponible que sur le cédérom Amérique française: Histoire et civilisation. Comme une bibliographie sur papier, un cédérom peut généralement être consulté par un seul usager à la fois; l'accès est même plus restreint que pour la version imprimée: en effet, comme le cédérom contient la bibliographie complète, ce type de support ne permet pas à plusieurs chercheurs de travailler côte à côte sur des volumes différents. Cependant, les bases de données bibliographiques sur cédérom (ou autre support) sont parfois aussi disponibles en réseau local, qui peut être très limité (quelques ordinateurs de la bibliothèque) ou très étendu (tous les ordinateurs branchés au réseau interne de l'institution). Ceci permet à plusieurs usagers de consulter l'instrument en même temps; toutefois, comme dans le cas des bases de données bibliographiques sur le Web, le nombre d'utilisateurs simultanés est souvent limité par les conditions de la licence d'exploitation.

Quelles que soient les modalités d'accès, le contenu bibliographique lui-même ne change pas sensiblement. Les différences portent plutôt sur l'accessibilité des données, ce qui peut avoir un impact significatif sur les stratégies de recherche. L'accès aux bibliographies sur cédérom nécessite une présence physique à la bibliothèque, tout comme pour un livre; le chercheur a donc intérêt à en extraire le maximum d'informations en une seule séance de travail, pour opérer une sélection plus tard. Une base de données bibliographiques disponible sur le Web peut généralement être consultée en tout temps; un tel instrument devient alors partie de la bibliothèque virtuelle du chercheur et peut être consulté plusieurs fois au cours de la confection de la bibliographie, pour élargir ou raffiner les résultats de la recherche. Par contre, dès qu'il y a un ralentissement du serveur pour cause d'achalandage excessif, une exclusion en raison d'un nombre d'utilisateurs trop élevé, une panne du réseau ou encore un bris dans le serveur d'origine, les données deviennent inaccessibles pour une durée plus ou moins longue. Cela peut devenir très embêtant la veille de la date de remise des travaux ... d'où l'importance d'effectuer ses recherches à l'avance!